Tips voor e-mail

De voordelen van e-mail zijn onmiskenbaar: snel, wereldwijd, zonder kosten, eenvoudige adressering, automatische archivering, enz. E-mail kan echter ook tot stress leiden en de communicatie zelfs bemoeilijken. De oorzaak wordt vaak bij 'de ander' gelegd, maar u bent er zelf gelukkig ook nog. Kijk bijvoorbeeld eens naar de onderstaande tips voor het gebruik van e-mail.

Emails verzenden

  • Kies alleen voor e-mail wanneer dit een goed middel is om uw boodschap over te brengen. Kritiek kunt u bijvoorbeeld het beste in een persoonlijk gesprek doorgeven.
  • Formuleer een e-mail altijd zo dat de tekst ook zonder bezwaar door anderen gelezen kan worden. E-mails worden soms zonder dat u daar invloed op hebt aan (vele) anderen doorgestuurd.
  • Gebruik de autohandtekening waardoor uw persoonlijke gegevens automatisch aan elk bericht worden toegevoegd. Neem daar ook uw telefoonnummer in op; dan geeft u de ontvanger ook de gelegenheid om snel terug te bellen in plaats van te mailen. Stel de optie autohandtekening ook in voor antwoorden en doorgestuurde berichten.
  • Soms is het ook mogelijk meerdere autohandtekeningen voor te bereiden, bijvoorbeeld een korte voor interne en een uitgebreide voor externe berichten.
  • Gebruik geen disclaimer tenzij er strikt juridische redenen zijn om dat wel te doen.
  • Ga spaarzaam om met het aantal geadresseerden en zeker de kopie-ontvangers (CC = Carbon Copy en BCC = Blind Carbon Copy).
  • Wees bijzonder terughoudend met e-mails aan groepen. Stuurt u toch een mail naar een groot aantal geadresseerden, neem de adressen dan op als BCC. Zo voorkomt u een enorme lijst met adressen bovenaan de mail. Bij een mail aan externe groepen geeft u via BCC ook geen e-mailadressen aan anderen door.
  • Gebruik alleen een ontvangst- en leesbevestiging wanneer dat echt nodig is.
  • Voeg nooit grote bestanden als bijlage toe. Bijvoorbeeld foto's of filmpjes die al gauw tien Megabytes beslaan. De postbus van de ontvanger kan hierdoor snel overvol raken.
  • Stuur in plaats van een bijlage waar mogelijk een link mee naar een locatie op het intranet of internet waar de ontvanger de bestanden kan vinden.
  • Geef aan of u een reactie verwacht en wanneer. Kopie-ontvangers hoeven nooit te reageren.
  • E-mails waarin u een ander op de hoogte houdt van dat u 'bezig bent met' zijn niet altijd nodig. Wanneer u het eindresultaat op korte termijn kunt doormailen, is die mail voldoende.

Emails beantwoorden

  • Wanneer u vele tientallen e-mails per dag ontvangt, geeft uzelf dan rust en kies bijvoorbeeld twee momenten per dag
  • om antwoorden te verzenden. Reserveer daar ook tijd voor. Zo blijft u ook beter geconcentreerd op waar u mee bezig bent.
  • Lees het ontvangen e-mailbericht eerst helemaal door. In de dagelijkse stress om alle berichten 'weg te werken' reageren we soms al voordat alle details van het bericht duidelijk zijn.
  • E-mails met teksten als "bedankt" zijn wel aardig, maar zorgen ook wéér voor meer e-mailverkeer.
  • Wanneer herhaaldelijk over-en-weer e-mailen leidt tot een soort van chat-sessie, neem dan telefonisch contact op.
  • Schakel de afwezigheidassistent in wanneer u uw mail niet binnen een dag kunt beantwoorden. Formuleer de tekst zo dat deze ook voor personen buiten uw organisatie begrijpelijk is en correct overkomt.

e-Mails organiseren

  • Bewaar niet alle e-mails. Van elk gesprekje of telefoontje bewaart u ook geen notities. Tip: ook e-mails kunt u als een afzonderlijk bestand bewaren.
  • E-mailprogramma's hebben vaak een archieffunctie die u kunt gebruiken. Programma's als Adobe pdf (niet de gratis reader) kunnen van honderden e-mails één bestand maken waarin u gemakkelijk berichten én bijlagen kunt nazoeken.
  • Maak een mappenstructuur in uw e-mailprogramma en bewaar daar zowel ontvangen als verzonden berichten in. Zo voorkomt u dat u steeds op twee plekken moet kijken.
  • Bewaar belangrijke bijlagen niet bij uw e-mails, maar bewaar ze in de map Mijn documenten (op het netwerk). Outlook-tip: open de e-mail, kies in het menu Bestand de optie Bijlagen opslaan en volg de aanwijzingen op.
  • Laat verwijderde items als buffer staan totdat u een melding krijgt dat uw postbus vol is. Gooi dan meteen de e-mails van de oudste maanden weg. Verwijderen van e-mails met grote bijlagen kan ook helpen om snel weer ruimte krijgen. Zodat u snel weer berichten kunt ontvangen.
  • Ook al gebruikt u jarenlang een e-mailprogramma: haal eens een boek uit de bibiliotheek en ga na welke mogelijkheden u nog nooit hebt gebruikt. Of kijk eens even mee met een collega.