Tips voor Tijdbesparing

"Ik heb geen tijd" is misschien wel het meest voorkomende, maar het minst houtsnijdende argument om iets niet te doen. Iedereen heeft even veel tijd. Wat wel verschil maakt: prioriteit geven én het nuttig besteden van uw tijd. Hieronder vindt u de nodige tips.

Planning en organisatie

  • Zorg voor een opgeruimd bureau.
  • Ontwikkel tijdsbesef (en verspil geen tijd).
  • Maak elke dag een lijst van werkzaamheden.
  • Gebruik één agenda voor zakelijke en privé-afspraken.
  • Delegeer zoveel mogelijk.
  • Doe geen werk van anderen.
  • Wees assertief. Zie ook: Tips voor Assertiviteit.
  • Maak realistische tijdschema’s.
  • Zorg dat u ongestoord kunt werken.
  • Houd met uw eigen bioritme: wanneer bent u het beste in wat?
  • Zie ook: Tips voor opruimen.

Omgaan met onderbrekingen

  • Vraag altijd direct waarvoor iemand komt.
  • Sta op als iemand binnenkomt.
  • Wees zuinig met tijd en vriendelijk met mensen.
  • Stel een later tijdstip voor als het u niet gelegen komt.
  • Ga naar de ander toe zodat uzelf de tijd kunt bepalen.
  • Ga op de rand van uw bureau zitten.
  • Bewaar de gezellige babbel voor uw vrije tijd.

Vergaderingen

  • Houd ook rekening met de tijd van anderen.
  • Zorg bij vergaderingen voor doelstellingen, agenda’s en houd u aan de tijd.
  • Sta geen onderbrekingen toe.
  • Zie ook: Tips voor Vergaderen

Telefoongesprekken

  • Laat zo mogelijk iemand anders uw gesprekken aannemen en vragen of u terug kunt bellen.
  • Werk telefoongesprekken bloksgewijs af.
  • Noteer vooraf gesprekspunten en kom meteen ter zake.
  • Houd de tijd constant in de gaten en klok zonodig uw telefoongesprekken.

e-Mail

  • Laat u niet steeds storen door e-mails.
  • Kijk één of twee keer per dag naar uw elektronische postbus.
  • Werk bijvoorbeeld off-line, zodat u alles kunt afwerken maar niet wordt gestoord.
  • Zie ook: Tips voor E-mail.

Persoonlijk tijdsbeheer

  • Werk de taken van uw lijst één voor één af.
  • Maak een dagindeling.
  • Laat uw secretaresse of iemand anders de post sorteren.
  • Werk ieder document ineens af want van uitstel komt afstel.
  • Maak optimaal gebruik van ‘verloren uurtjes’.
  • Hang een grote klok duidelijk in het zicht van iedereen.

En dan nog dit...

  • Zorg voor voldoende slaap. Een goede nachtrust bevordert uw persoonlijke effectiviteit.
  • Vergeet niet u zelf te belonen als u hebt gedaan wat was gepland.