Tips voor Vergaderen

Sommigen vinden het heerlijk, anderen hebben er een grote afkeer van: vergaderen. Toch kunnen vergaderingen efficiënt zijn en resultaten opleveren. Beter vergaderen leidt tot minder vergaderen.

Algemene tips

  • Geen vergadering is vanzelfsprekend. Geef uzelf de opdracht elke vergadering iets bijzonders, iets nieuws – hoe klein ook – te doen of te zeggen.
  • Vergader eens staand als het kan. Waarom altijd zitten met koffie en babbel? Stoelen kweken zitvlees, staan houdt de vaart erin. Het Franse dagblad Le Monde houdt al jaren dagelijks overleg staande in een kring.
  • Vermijd vaste zitplaatsen. Die bevriezen de interactie. Afwisseling kan een verbluffend effect hebben.
  • Nodig alleen mensen uit wiens aanwezigheid noodzakelijk is en van wie u een belangrijke bijdrage kunt verwachten.
  • Breek zo nodig met bestaande gewoontes en claims.
  • Houd vergaderingen bij voorkeur in de ochtend, als men fris is, en laat het einde samenvallen met het begin van de lunch (of het einde van de werkdag).
  • Zorg voor een ruime, lichte en goed geoutilleerde ruimte. Hang een klok met secondewijzer op. Zet water, thee, koffie en bonbons klaar.
  • Zet kemphanen niet tegenover of naast elkaar.
  • Geef elkaar complimenten, vermijd ironie en cynisme.
  • Pas brainstorming toe: kom met extravagante ideeën; speel de nar of de dwaas; sluit afgezaagde oplossingen uit.

Herkennen verstarde en zinlose vergadercultuur

  • Noodzaak en doel van de vergadering zijn onduidelijk of ontbreken.
  • Er heerst een gering tijdsbesef: te laat komen, uitweiden, uitlopen.
  • Er wordt langdurig, zonder pauzes, doorvergaderd.
  • De vergadering is slecht voorbereid.
  • De vergadering valt uiteen in een pratend en een toekijkend groepje.
  • De emoties laaien regelmatig hoog op.
  • Acties worden niet uitgevoerd, afspraken niet nagekomen

Vermijd deze discussietrucs

  • In dilemma’s praten: “Ben je het met me eens of niet?”
  • Voorstellen en ideeën belachelijk maken.
  • Bluffen: “Dit is een luxeprobleem.”
  • Kleinerende opmerkingen maken: “Een kind snapt dat.” of “Cijfers zeggen me niks.”
  • Dooddoeners: “Dat is nu eenmaal zo.”

Stimuleer zwijgzame deelnemers

  • Let op signalen, zoals hand opsteken, naar adem happen, naar voren buigen.
  • Houd een rondje, stel (gesloten) vragen.
  • Prijs hun inbreng.
  • Benader hen tactvol.
  • Zeg niet: “U praat onverstaanbaar.”, maar “De akoestiek is slecht, kunt u wat duidelijker spreken?”

Deelnemers alert en betrokken houden

  • Woordenbrij: samenvatten.
  • Afdwalen: afkappen.
  • Voorbarige opmerkingen: herinneren aan de (hoofd)lijn.
  • Losse flodders: vragen naar de bedoeling.
  • Interrupties: regisseer een beurtwisseling.
  • Onderonsjes: bij de les halen.
  • Emoties: stoom laten afblazen.
  • Zwijgzaamheid: vragen stellen.
  • Stokpaardjes: één keer toestaan.
  • Principiële of vage verhalen: alleen het bruikbare samenvatten.
  • Uitweiden: afkappen.