Tips voor Opruimen

Op iedere werkplek komen ze elke dag binnen: e-mails, documenten, taken, afspraken, dossiers, artikelen. Stapelen? Meteen afwerken wat binnenkomt? Ordenen? Hoe zorgt u voor een opgeruimde (elektronische) werkplek?

Bureau

  • Leg alleen die spullen op uw bureau die u direct nodig heeft voor uw werkzaamheden. Hanteer als maximum drie lopende zaken.
  • Maak geen stapeltjes aan als 'herinnering'. Archiveer en maak een taaknotitie in uw agenda.
  • Plaats de oud-papierbak onder handbereik. Maak weggooien zo gemakkelijk mogelijk.
  • Laat aan het einde van de werkdag een leeg bureau achter.
  • Hetzelfde geldt in feite voor het elektronische bureaublad op uw computer.

(Elektronische) documenten

  • Bedenk een goede archiefindeling. Pas deze indeling toe op zowel uw papieren archief (hangmappen/ordners), uw elektronisch archief (mappen met bestanden), en uw e-mails (mappen of categorieën).
  • Vraag u altijd af waarom u bepaalde informatie wilt bewaren en tot hoelang. Wanneer u documenten moet bewaren, schrijf er dan op 'bewaren tot <datum>'. Later uitzoeken kost veel meer tijd, waardoor de kans op weggooien weer kleiner wordt. Dit kan natuurlijk ook bij elektronische documenten (naam bestand of map).
  • Gebruik in een ordner tabbladen met een alfabet. Plaats voorin de ordner een overzicht met A=, B=, C=, enz. Doe dat in potlood zodat u gemakkelijk onderwerpen kunt tussenvoegen of wijzigen.
  • Maak bijvoorbeeld eens per jaar twee kopieën van al uw bestanden op dvd of een externe harde schijf. Bewaar één exemplaar thuis en één op kantoor. Maak een nieuwe lege mappenstructuur aan en begin gewoon opnieuw met het toevoegen van bestanden. Een kopie van de oude kopie kunt u gerust op uw C-schrijf bewaren, zodat u er altijd bij kunt. Zo hoeft u geen kostbare tijd te besteden aan het opschonen van uw bestanden.

Taken

  • Werk dagelijks meteen de kleine klusjes af. Prettig voor u, voor uw collega - én u hoeft het niet eens op uw 'nog-doen-lijst' te plaatsen.
  • Maak aan het begin van de dag of de week een mindmap. Links plaats u de afspraken, rechts de taken die u die dag wilt doen. Vink af wat is gedaan. Noteer aan het einde van de dag de nog openstaande punten in uw agenda.