Tips voor Vakantie

Het lijkt zo eenvoudig: na alle drukte van het werk kunt u eindelijk gaan ontspannen. Toch is het bekend dat mensen ziek worden als ze (op vakantie) tot rust komen. En na afloop komt de stress vaak snel weer terug.

Kies voor geleidelijkheid

Tips om langer te genieten van uw welverdiende vakantie. De belangrijkste boodschap: zorg voor geleidelijke overgangen en ga niet geforceerd uitrusten.

  • Kies een vakantiebestemming die bij u past. Wanneer u graag controle heeft over uw omgeving, ga dan niet naar een land waarvan u de taal en de cultuur niet kent. Of: wanneer u van drukte houdt, ga dan niet naar een eenzaam bergdorpje op 2.000 meter hoogte.
  • Maak van de reis geen bron van stress. Een bestemming dichtbij is misschien niet zo spectaculair, maar u rijdt er op een middag naar toe. En wanneer u verder weggaat, deel de reis dan op in delen die u op één dag gemakkelijk kunt rijden. De reis is ook al vakantie - wanneer ú dat wilt.
  • Begin op tijd met de voorbereidingen. Maak ruim van te voren een 'pak & doe' lijst. Op internet zijn er vele te vinden. Werk de lijst na afloop bij met de punten die u toch vergeten was. Handig voor volgend jaar. Ga vooraf na welke zaken u nog in huis moet halen.
  • Bouw uw werk eerder af. Maak een realistische planning voor de laatste weken. Neem alvast een enkele vrije dag. Kunnen collega's werk van u overnemen in de meestal toch wat stillere vakantieperiode? Sommigen gaan juist buiten het seizoen.
  • Neem enkele dagen vrij vóórdat u vertrekt. U kunt natuurlijk op de laatste schooldag met de aangehaakte caravan de kinderen van school halen en meteen vertrekken naar Zuid-Frankrijk. Dat is vrágen om aanpassingsproblemen.
  • Ga niet meteen geforceerd ontspannen. Bekende verschijnselen voor mensen die daar gevoelig voor zijn: hoofdpijn, verkoudheid, spierpijn, algehele malaise. Stress onderdrukt ziekte, tót er rust komt. Blijf liever actief, door te sporten. Pas uw dagritme langzaam aan. Maak er ook écht een vakantie van. Natuurlijk wilt u van alles zien in dat mooie land.
  • Maar een dag zonder uitstapje is ook heerlijk. U hoeft niet 'alles' gezien te hebben. Houd de ontspanning langer vast. Plan ook nog vakantiedagen na afloop van uw reis. Ga er eens rustig voor zitten om de foto's te verwerken en er een mooi album van te maken. In gedachten nagenieten geeft ook een prettig lichamelijk gevoel.
  • Maak alvast nieuwe vakantieplannen. Dan hebt u weer iets om naar uit te zien. Een aantal korte vakanties verspreid over het jaar geven meer rust dan één lange vakantie.
  • Negeer deze tips wanneer u nooit problemen ondervindt...

Tips voor e-mail

De voordelen van e-mail zijn onmiskenbaar: snel, wereldwijd, zonder kosten, eenvoudige adressering, automatische archivering, enz. E-mail kan echter ook tot stress leiden en de communicatie zelfs bemoeilijken. De oorzaak wordt vaak bij 'de ander' gelegd, maar u bent er zelf gelukkig ook nog. Kijk bijvoorbeeld eens naar de onderstaande tips voor het gebruik van e-mail.

Emails verzenden

  • Kies alleen voor e-mail wanneer dit een goed middel is om uw boodschap over te brengen. Kritiek kunt u bijvoorbeeld het beste in een persoonlijk gesprek doorgeven.
  • Formuleer een e-mail altijd zo dat de tekst ook zonder bezwaar door anderen gelezen kan worden. E-mails worden soms zonder dat u daar invloed op hebt aan (vele) anderen doorgestuurd.
  • Gebruik de autohandtekening waardoor uw persoonlijke gegevens automatisch aan elk bericht worden toegevoegd. Neem daar ook uw telefoonnummer in op; dan geeft u de ontvanger ook de gelegenheid om snel terug te bellen in plaats van te mailen. Stel de optie autohandtekening ook in voor antwoorden en doorgestuurde berichten.
  • Soms is het ook mogelijk meerdere autohandtekeningen voor te bereiden, bijvoorbeeld een korte voor interne en een uitgebreide voor externe berichten.
  • Gebruik geen disclaimer tenzij er strikt juridische redenen zijn om dat wel te doen.
  • Ga spaarzaam om met het aantal geadresseerden en zeker de kopie-ontvangers (CC = Carbon Copy en BCC = Blind Carbon Copy).
  • Wees bijzonder terughoudend met e-mails aan groepen. Stuurt u toch een mail naar een groot aantal geadresseerden, neem de adressen dan op als BCC. Zo voorkomt u een enorme lijst met adressen bovenaan de mail. Bij een mail aan externe groepen geeft u via BCC ook geen e-mailadressen aan anderen door.
  • Gebruik alleen een ontvangst- en leesbevestiging wanneer dat echt nodig is.
  • Voeg nooit grote bestanden als bijlage toe. Bijvoorbeeld foto's of filmpjes die al gauw tien Megabytes beslaan. De postbus van de ontvanger kan hierdoor snel overvol raken.
  • Stuur in plaats van een bijlage waar mogelijk een link mee naar een locatie op het intranet of internet waar de ontvanger de bestanden kan vinden.
  • Geef aan of u een reactie verwacht en wanneer. Kopie-ontvangers hoeven nooit te reageren.
  • E-mails waarin u een ander op de hoogte houdt van dat u 'bezig bent met' zijn niet altijd nodig. Wanneer u het eindresultaat op korte termijn kunt doormailen, is die mail voldoende.

Emails beantwoorden

  • Wanneer u vele tientallen e-mails per dag ontvangt, geeft uzelf dan rust en kies bijvoorbeeld twee momenten per dag
  • om antwoorden te verzenden. Reserveer daar ook tijd voor. Zo blijft u ook beter geconcentreerd op waar u mee bezig bent.
  • Lees het ontvangen e-mailbericht eerst helemaal door. In de dagelijkse stress om alle berichten 'weg te werken' reageren we soms al voordat alle details van het bericht duidelijk zijn.
  • E-mails met teksten als "bedankt" zijn wel aardig, maar zorgen ook wéér voor meer e-mailverkeer.
  • Wanneer herhaaldelijk over-en-weer e-mailen leidt tot een soort van chat-sessie, neem dan telefonisch contact op.
  • Schakel de afwezigheidassistent in wanneer u uw mail niet binnen een dag kunt beantwoorden. Formuleer de tekst zo dat deze ook voor personen buiten uw organisatie begrijpelijk is en correct overkomt.

e-Mails organiseren

  • Bewaar niet alle e-mails. Van elk gesprekje of telefoontje bewaart u ook geen notities. Tip: ook e-mails kunt u als een afzonderlijk bestand bewaren.
  • E-mailprogramma's hebben vaak een archieffunctie die u kunt gebruiken. Programma's als Adobe pdf (niet de gratis reader) kunnen van honderden e-mails één bestand maken waarin u gemakkelijk berichten én bijlagen kunt nazoeken.
  • Maak een mappenstructuur in uw e-mailprogramma en bewaar daar zowel ontvangen als verzonden berichten in. Zo voorkomt u dat u steeds op twee plekken moet kijken.
  • Bewaar belangrijke bijlagen niet bij uw e-mails, maar bewaar ze in de map Mijn documenten (op het netwerk). Outlook-tip: open de e-mail, kies in het menu Bestand de optie Bijlagen opslaan en volg de aanwijzingen op.
  • Laat verwijderde items als buffer staan totdat u een melding krijgt dat uw postbus vol is. Gooi dan meteen de e-mails van de oudste maanden weg. Verwijderen van e-mails met grote bijlagen kan ook helpen om snel weer ruimte krijgen. Zodat u snel weer berichten kunt ontvangen.
  • Ook al gebruikt u jarenlang een e-mailprogramma: haal eens een boek uit de bibiliotheek en ga na welke mogelijkheden u nog nooit hebt gebruikt. Of kijk eens even mee met een collega.

Tips voor Mindmapping

Mindmapping is een techniek, ontwikkeld door de Engelsman Tony Buzan, die u kan helpen om informatie, gedachten en denkpatronen in beeld te brengen. Het helpt u nieuwe verbanden te zien, op andere ideeën te komen en overzicht te behouden. Mindmapping zorgt ervoor dat de beide helften van uw hersenen worden gestimuleerd: zowel de linkerzijde voor het rationele en logische denken als de rechterzijde voor het zichtbaar maken van het creatieve denken.

 

mindmap_2doc

Hoe maak ik een mindmap?

Neem een vel papier. Schrijf het onderwerp van uw mindmap middenop het papier. Maak vanuit het onderwerp vertakkingen naar allerlei deelaspecten. Groepeer aspecten, breng verbanden aan. Gebruik kleuren, symbolen, afbeeldingen en kaders. Gebruik zo weinig mogelijk tekst (steekwoorden).

Toepassingen

Mindmapping past u vooral toe wanneer u veel informatie moet verwerken. Tijdens het verzamelen van de gegevens brengt u structuur en verbanden aan. Bijvoorbeeld:

  • Actief lezen van artikelen en studieboeken.
  • Verkennen van een ingewikkeld nieuw onderwerp.
  • Verwerken van grote hoeveelheden ongestructureerde informatie.
  • Opstellen van een presentatie.
  • Voorbereiden bij het schrijven van een artikel of rapport.
  • Overzicht houden over uw werk.
  • Opzetten van een website.

Hulpmiddelen

Iedereen kan mindmappen op papier. Maar dat beperkt het herordenen en rangschikken nogal. Gelukkig zijn er ook (freeware) computerprogramma's beschikbaar. Een vrij toegangelijk programma is  Mind42. Mind42 is een web georiënteerde toepassing waarmee je na registratie aan een mindmap kunt werken,

 

Tips voor Tijdbesparing

"Ik heb geen tijd" is misschien wel het meest voorkomende, maar het minst houtsnijdende argument om iets niet te doen. Iedereen heeft even veel tijd. Wat wel verschil maakt: prioriteit geven én het nuttig besteden van uw tijd. Hieronder vindt u de nodige tips.

Planning en organisatie

  • Zorg voor een opgeruimd bureau.
  • Ontwikkel tijdsbesef (en verspil geen tijd).
  • Maak elke dag een lijst van werkzaamheden.
  • Gebruik één agenda voor zakelijke en privé-afspraken.
  • Delegeer zoveel mogelijk.
  • Doe geen werk van anderen.
  • Wees assertief. Zie ook: Tips voor Assertiviteit.
  • Maak realistische tijdschema’s.
  • Zorg dat u ongestoord kunt werken.
  • Houd met uw eigen bioritme: wanneer bent u het beste in wat?
  • Zie ook: Tips voor opruimen.

Omgaan met onderbrekingen

  • Vraag altijd direct waarvoor iemand komt.
  • Sta op als iemand binnenkomt.
  • Wees zuinig met tijd en vriendelijk met mensen.
  • Stel een later tijdstip voor als het u niet gelegen komt.
  • Ga naar de ander toe zodat uzelf de tijd kunt bepalen.
  • Ga op de rand van uw bureau zitten.
  • Bewaar de gezellige babbel voor uw vrije tijd.

Vergaderingen

  • Houd ook rekening met de tijd van anderen.
  • Zorg bij vergaderingen voor doelstellingen, agenda’s en houd u aan de tijd.
  • Sta geen onderbrekingen toe.
  • Zie ook: Tips voor Vergaderen

Telefoongesprekken

  • Laat zo mogelijk iemand anders uw gesprekken aannemen en vragen of u terug kunt bellen.
  • Werk telefoongesprekken bloksgewijs af.
  • Noteer vooraf gesprekspunten en kom meteen ter zake.
  • Houd de tijd constant in de gaten en klok zonodig uw telefoongesprekken.

e-Mail

  • Laat u niet steeds storen door e-mails.
  • Kijk één of twee keer per dag naar uw elektronische postbus.
  • Werk bijvoorbeeld off-line, zodat u alles kunt afwerken maar niet wordt gestoord.
  • Zie ook: Tips voor E-mail.

Persoonlijk tijdsbeheer

  • Werk de taken van uw lijst één voor één af.
  • Maak een dagindeling.
  • Laat uw secretaresse of iemand anders de post sorteren.
  • Werk ieder document ineens af want van uitstel komt afstel.
  • Maak optimaal gebruik van ‘verloren uurtjes’.
  • Hang een grote klok duidelijk in het zicht van iedereen.

En dan nog dit...

  • Zorg voor voldoende slaap. Een goede nachtrust bevordert uw persoonlijke effectiviteit.
  • Vergeet niet u zelf te belonen als u hebt gedaan wat was gepland.

Tips voor Vergaderen

Sommigen vinden het heerlijk, anderen hebben er een grote afkeer van: vergaderen. Toch kunnen vergaderingen efficiënt zijn en resultaten opleveren. Beter vergaderen leidt tot minder vergaderen.

Algemene tips

  • Geen vergadering is vanzelfsprekend. Geef uzelf de opdracht elke vergadering iets bijzonders, iets nieuws – hoe klein ook – te doen of te zeggen.
  • Vergader eens staand als het kan. Waarom altijd zitten met koffie en babbel? Stoelen kweken zitvlees, staan houdt de vaart erin. Het Franse dagblad Le Monde houdt al jaren dagelijks overleg staande in een kring.
  • Vermijd vaste zitplaatsen. Die bevriezen de interactie. Afwisseling kan een verbluffend effect hebben.
  • Nodig alleen mensen uit wiens aanwezigheid noodzakelijk is en van wie u een belangrijke bijdrage kunt verwachten.
  • Breek zo nodig met bestaande gewoontes en claims.
  • Houd vergaderingen bij voorkeur in de ochtend, als men fris is, en laat het einde samenvallen met het begin van de lunch (of het einde van de werkdag).
  • Zorg voor een ruime, lichte en goed geoutilleerde ruimte. Hang een klok met secondewijzer op. Zet water, thee, koffie en bonbons klaar.
  • Zet kemphanen niet tegenover of naast elkaar.
  • Geef elkaar complimenten, vermijd ironie en cynisme.
  • Pas brainstorming toe: kom met extravagante ideeën; speel de nar of de dwaas; sluit afgezaagde oplossingen uit.

Herkennen verstarde en zinlose vergadercultuur

  • Noodzaak en doel van de vergadering zijn onduidelijk of ontbreken.
  • Er heerst een gering tijdsbesef: te laat komen, uitweiden, uitlopen.
  • Er wordt langdurig, zonder pauzes, doorvergaderd.
  • De vergadering is slecht voorbereid.
  • De vergadering valt uiteen in een pratend en een toekijkend groepje.
  • De emoties laaien regelmatig hoog op.
  • Acties worden niet uitgevoerd, afspraken niet nagekomen

Vermijd deze discussietrucs

  • In dilemma’s praten: “Ben je het met me eens of niet?”
  • Voorstellen en ideeën belachelijk maken.
  • Bluffen: “Dit is een luxeprobleem.”
  • Kleinerende opmerkingen maken: “Een kind snapt dat.” of “Cijfers zeggen me niks.”
  • Dooddoeners: “Dat is nu eenmaal zo.”

Stimuleer zwijgzame deelnemers

  • Let op signalen, zoals hand opsteken, naar adem happen, naar voren buigen.
  • Houd een rondje, stel (gesloten) vragen.
  • Prijs hun inbreng.
  • Benader hen tactvol.
  • Zeg niet: “U praat onverstaanbaar.”, maar “De akoestiek is slecht, kunt u wat duidelijker spreken?”

Deelnemers alert en betrokken houden

  • Woordenbrij: samenvatten.
  • Afdwalen: afkappen.
  • Voorbarige opmerkingen: herinneren aan de (hoofd)lijn.
  • Losse flodders: vragen naar de bedoeling.
  • Interrupties: regisseer een beurtwisseling.
  • Onderonsjes: bij de les halen.
  • Emoties: stoom laten afblazen.
  • Zwijgzaamheid: vragen stellen.
  • Stokpaardjes: één keer toestaan.
  • Principiële of vage verhalen: alleen het bruikbare samenvatten.
  • Uitweiden: afkappen.