Waarom Prince2?

p2logo

Prince2 legt de link tussen lijnorganisatie en projecten en biedt organisaties zo de mogelijkheid om zakelijke en projectmatige risico’s beter en effectiever te beheersen. De methode biedt een gemeenschappelijke taal voor alle deelnemers aan een project. Prince2 zorgt voor een heldere rolverdeling met verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen een project en concentreert zich op wie wat wanneer moet doen. De methode biedt een handvat voor:

 

  • een beheerste start, uitvoering en afsluiting door middel van onder andere de stuurgroepbesluiten;

  • regelmatige toetsing van de geactualiseerde businesscase en daarmee expliciete besluitvorming om al dan niet door te gaan met het project bij faseovergangen;

  • regelmatige controle op de voortgang ten opzichte van de planning en het effect ervan op de businesscase bij faseovergangen;

  • flexibele beslissingspunten omdat de fasen door de stuurgroep in overleg met de projectmanager kunnen worden vastgesteld;

  • de betrokkenheid van het management op de juiste momenten gedurende het project door een duidelijke rolverdeling met bijbehorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden;

  • terughoudendheid bij het geven van tussentijdse sturing; sturing is volgens Prince2 alleen nodig bij afwijkingen van het plan (Management by Exception);

  • goede communicatiekanalen tussen het project, projectmanagement, en de rest van de organisatie, door de heldere rolverdeling en duidelijke rapportagelijnen;

  • goede borging van de belangen en verantwoordelijkheden. Deze borging wordt expliciet toegewezen aan personen buiten de projectorganisatie. Hierdoor wordt met een extra paar ogen toegezien op het project.

Niet het project, het doel telt

In veel projecten versmalt de focus gaandeweg naar een enkel doel: het binnen de van tevoren gestelde kaders van tijd en geld opleveren van het oorspronkelijk afgesproken eindproduct. In de meeste onderzoeken worden projecten zelfs op die manier beoordeeld. Zo werd onlangs geconstateerd dat ‘tachtig procent van de ICT-projecten tweemaal zo lang duurt en tweemaal zo duur wordt’.

Prince2 stelt dat het in feite niet altijd even relevant is of het project binnen de afgesproken tijd en het budget wordt opgeleverd. Wat heb je aan een project als blijkt dat het resultaat niet kan worden gebruikt? Als aan het begin van het project de gebruikers hun wensen niet goed duidelijk hebben kunnen maken? Of als het onderhoud van de nieuwe producten veel meer tijd gaat kosten dan beoogd? Het gaat niet om het project, het gaat om wat er met het projectresultaat gebeurt, hoe het wordt gebruikt en beheerd en of de investering ermee wordt terugverdiend. Dan kan het praktisch zijn om tijdens het project wat meer tijd of geld te besteden om zo een nuttiger toepassing mogelijk te maken of uiteindelijk minder geld aan onderhoud kwijt te zijn.

Dan kan het gebeuren, dat je op de vraag van de projectmanager ‘mag het een onsje meer zijn’, antwoordt met een volmondig ‘ja graag!’. Maar het kan ook dat je het project stopzet en een nieuw project laat inrichten, met een nieuw geformuleerd doel (en dus een nieuwe businesscase). Een succesvol project is een project dat een resultaat oplevert waarmee je het oorspronkelijke doel bereikt én waarvan de baten opwegen tegen de investerings-, operationele en onderhoudskosten.

Prince2 is niet bedoeld als set van regeltjes, maar als middel om de juiste besluiten te nemen tijdens een project.

Schaalbaarheid

De projectmanagementmethode is ontstaan uit meer dan zeshonderd best practices die opgedaan zijn tijdens talloze projecten. Dit heeft geleid tot een uitgebreide set van hints en tips die kan helpen om projecten beter te beheersen. Eigenlijk is Prince2 een grote checklist die helpt om de juiste stappen niet te vergeten, en die helpt om stappen in de juiste volgorde te zetten. Het doel van Prince2 is juist niet om alle stappen een voor een te doorlopen en verplicht alle managementproducten op te leveren. De methode is geen doel op zich, maar een middel om een beter project te doorlopen. Daarom is schaalbaarheid een belangrijk uitgangspunt: bedenk wat je wel of niet gaat toepassen in het project. Kortom: comply or explain.

Wanneer een organisatie start met Prince2 is het onmogelijk om alles in een keer toe te passen. Organisaties die de methode naar de letter toepassen komen vaak niet verder dan wat cosmetische veranderingen. ‘Projectopdracht’ wordt omgedoopt tot Project Brief, ‘plan van aanpak’ tot Project Initiation Document en dat is het dan. Organisaties die Prince2 naar de geest toepassen beginnen met de juiste mensen in de stuurgroep, een goede businesscase die ook tijdens het project uit de bureaula komt en zorgen voor een goede samenwerking tussen opdrachtgever en projectmanager.